En el entorno empresarial actual el correo electrónico sigue siendo una herramienta crítica y, a la vez, un vector frecuente de incidentes de seguridad. Implementar buenas prácticas reduce riesgos operativos y protege la reputación corporativa. Este artículo ofrece recomendaciones prácticas y reconocidas para asegurar el uso profesional del correo de empresa.
Políticas y normas para uso del correo
Una política clara debe definir quién puede usar cuentas corporativas, para qué fines y qué datos pueden transmitirse por correo, y puedes apoyarte en guías nacionales como las de INCIBE para adaptar el marco legal y técnico a la organización. Estas normas deben incluir reglas sobre confidencialidad, clasificación de información y conservación de mensajes para asegurar cumplimiento normativo.
La gobernanza exige asignar responsabilidades, establecer procesos de aprobación y documentar excepciones para evitar malentendidos en la operativa diaria. Además, es recomendable revisar y actualizar las políticas con periodicidad y auditar su cumplimiento mediante controles internos.
Gestión segura de contraseñas y MFA
Las contraseñas deben gestionarse siguiendo estándares modernos: fomentar frases de contraseña largas, evitar requisitos excesivos de complejidad y basarse en las recomendaciones de organismos como NIST. El uso de gestores de contraseñas corporativos facilita la rotación segura y evita la reutilización entre cuentas personales y profesionales.
La autenticación multifactor (MFA) es un control esencial que reduce drásticamente el riesgo de acceso no autorizado; su implementación debe ser obligatoria para accesos remotos y cuentas con privilegios elevados. Para implementar MFA con mejores prácticas y herramientas disponibles, conviene consultar recursos de entidades como la CISA.
Protección contra phishing y suplantación
El phishing y la suplantación (spoofing) son amenazas persistentes; por ello, la empresa debe combinar formación continua con controles técnicos como filtros de correo y reglas de detección basadas en reputación, tal y como recomienda el NCSC. La verificación del remitente, la comprobación del dominio y la sospecha ante solicitudes urgentes de credenciales son hábitos esenciales para todos los empleados.
Además de la prevención, la configuración correcta de SPF, DKIM y DMARC ayuda a mitigar la suplantación de dominio y a aumentar la entrega legítima del correo corporativo. Estas medidas técnicas, junto con la monitorización de anomalías, contribuyen a identificar campañas maliciosas en fases tempranas.
Uso seguro de adjuntos y enlaces externos
Los adjuntos deben someterse a escaneo antimalware y, cuando sea posible, abrirse en entornos aislados o sandbox para analizar comportamiento sospechoso; las directrices de seguridad empresarial de proveedores como Microsoft Security ofrecen controles y herramientas para este propósito. Limitar los tipos de archivos permitidos y usar repositorios corporativos para compartir documentos reduce la exposición a archivos ejecutables o macros maliciosas.
En cuanto a enlaces externos, es imprescindible promover el hábito de comprobar la URL completa antes de hacer clic y desconfiar de acortadores desconocidos; el NCSC explica cómo evaluar enlaces y dominios de forma segura. También es recomendable usar soluciones que expandan enlaces acortados y verificar destinos con herramientas automatizadas integradas en la pasarela de correo.
Formación continua y respuesta ante incidentes
La formación periódica, que incluya simulaciones de phishing y ejercicios prácticos, refuerza la conducta segura y permite medir la madurez del personal en seguridad, y se pueden seguir programas de referencia ofrecidos por organismos como INCIBE para diseñar contenidos adecuados. Evaluar resultados y adaptar los contenidos a roles concretos (finanzas, recursos humanos, TI) maximiza la efectividad del aprendizaje.
Un plan de respuesta a incidentes debe estar documentado, probarse con ejercicios y contemplar pasos claros para contención, recuperación y notificación a las partes interesadas; para alinearlo con obligaciones legales y coordinación con autoridades, los recursos de la CISA son útiles. Establecer canales internos de reporte rápido y un equipo de respuesta facilita la gestión eficiente de brechas derivadas del correo.
Aplicar estas buenas prácticas reduce el riesgo operativo y fortalece la resiliencia ante amenazas centradas en el correo electrónico. La combinación de políticas claras, controles técnicos, formación continua y planes de respuesta asegura una protección coherente y escalable para la organización.